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2019.05.31

カートシステム

ミスと手間を軽減!受注管理システムのメリットとおすすめを紹介!

ミスと手間を軽減!受注管理システムのメリットとおすすめを紹介!受注管理

通販やEC運営をしていく際に、重要になるのが受注管理です。

受注管理はデジタルマーケティングにおいて必要不可欠ですが、アナログでそれらすべてを行おうとすると、手間がかかります。作業量が膨大になれば、それに比例してミスが増える可能性が上がるでしょう。

そこで役に立つのが受注管理システムです。

ここでは、受注管理システムの概要、メリット、注意点などについて解説を行うとともに、おすすめの受注管理システムとして、「サブスクストア」を紹介します。

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受注管理の意味を解説!

受注管理システムの説明に入る前に、「受注管理」そのものの意味を知っておきましょう。

受注管理の本来の意味は、消費者から注文を受けることです。

受注管理の意味を解説!

消費者から受けた注文を出荷管理業務へ引き継ぐことで、正しい配送を行います。

しかし、現在の受注管理は「受注してから出荷するまでの管理全体」を指す言葉に変化してきています。

なぜなら、受注管理システムは販売管理業務全体をフォローする仕組みになっているからです。

消費者からの受注、配送管理への伝達という本来の受注管理にプラスアルファの機能があります。

例えば、注文を受け付けたことを自動的に消費者にメール連絡する機能はスタンダードです。

顧客管理システムと連携し、定期注文の自動作成などが可能な場合も多いでしょう。

受注管理システムの主な機能を知ろう!

受注管理システムの基本機能をいくつか解説します。

まず、注文された内容を出荷管理システムに通知する機能です。受注の方法としては、Web、メール、FAXなど、さまざまなアプローチがあります。

受注管理システムの主な機能を知ろう!

受注管理システムは受注のマルチチャネル化を実現できるため、これらを一括して管理することが可能です。

発注管理と連携して在庫管理を行う機能もあります。

在庫がないときに発注があった場合は損失が生まれますが、問題はそれだけではありません。

在庫があると思って発注した消費者の信頼を損ねることが問題なのです。

取引先に対する信頼感の低下は何より避けなくてはならないでしょう。

受注管理システムでは在庫数がないときは瞬時に「0」と表示できます。

もともと無いとわかっていれば、消費者が持つマイナスイメージも軽減できるでしょう。

在庫管理は返品や消費期限などが絡み合い、複雑になるケースがほとんどです。

受注管理システムと在庫管理データの機能を連携させれば、正確な在庫状況の把握ができます。

在庫状況を迅速に提示できれば、消費者の緊急発注をカバーしやすくなるのも強みです。

消費者に対する確認メールの自動送信機能もほとんどの受注管理システムで実装されています。

メールの自動化は業務の効率化だけでなく、こちらに万が一のミスがあったときにも役立つでしょう。

発注ミスは消費者、自社、どちらに対してもよいことはありません。

メールの自動送信機能は間違った発注を防止するための必須機能といっても過言ではないでしょう。

その他にも、受注管理システムには定期注文の自動作成や注文状況の管理を行う機能もあります。

消費者が普段注文している商品の傾向を分析し、定期注文の的確な提案が可能です。

消費者の注文状況は逐次データベースに蓄積されていき、それらはニーズに合わせて参照できます。

受注管理システムはシステムごとに異なる機能があり、得意分野が違うことも知っておきましょう。

自分が何を効率化したいのか、明確な選定基準を設けて、システムを選択することが大切です。

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受注管理システムを導入すると得られる3つのメリット

受注管理システムのメリットを3点紹介します。

まず「人為的なミスの軽減」です。

受注管理システムを導入すると得られる3つのメリット

例えば、電話は確かにコミュニケーションが取りやすい傾向にあります。

自由に話すことができるので、追加商品の提案も比較的容易でしょう。

しかし、電話で話をした内容は記録に残しにくく、管理も難しいです。

その結果、聞き間違いや転記ミスを誘発させるリスクをはらんでいます。

その点、受注管理システムであれば、やり取りが正確にデータベースに残るため、ミスは大幅に減るはずです。

次に「受注に関する手間の省略」です。インターネットで商品を販売する方法は多岐に渡ります。

実店舗で商品を販売するだけでなく、同時に複数のECサイトを活用したビジネスを展開するなど、複雑な形態も珍しくないでしょう。

このようなケースでは受注管理が複雑になるので、受注ミスや在庫不足のトラブルが発生しやすくなります。

また、ここで問題になるのは、受注伝票作成、注文請負書の発送など、時間や手間がとてもかかることです。

これをすべて人でやろうとすると、人件費が膨らんでいきます。

受注管理システムを導入すれば、受注に関する業務を一括管理できるので、工数を大幅に削減できるのです。

最後に「紙などの消耗品にかかるコストの削減」です。

例えば、FAXは昔からあるものなので普及率が高く、受注した内容を紙に記録することが可能です。

24時間受付ができるのもメリットといえますが、受注するたびに紙を消耗します。

長い目でみると、これら消耗品にかかるコストは馬鹿にできません。

また、紙を残して置く場所を用意したり、保管のためのコストもかかります。

受注管理システムであれば、すべてシステム上の管理ですので、これらの問題は発生しません。

受注管理システムを導入する上での3つの注意点

受注管理システムの注意点についても理解しておきましょう。

受注管理システムを導入する上での3つの注意点

まず「システム導入にかかるコスト」についてです。

受注管理システムの導入にかかるコストは形態によって、大きな幅があります。

オンプレミスタイプであれば、高いもので数千万円かかる場合もあるでしょう。

業務コストを減らせば、売上の向上につながりますが、導入費用がかかり過ぎるのは考えものです。

そのあたりのバランスは熟慮する必要があるでしょう。

また、複雑なシステムだと使いこなすのに時間がかかることもあり得ます。

システム運用のための教育費用も頭にいれておくようにしましょう。

受注先とコミュニケーションを取る機会が減るのも、デメリットになる可能性があります。

システム上ですべて管理ができてしまうため、直接話をしなくても済む場面は増えるでしょう。

しかし、何か問題が発生したときや、提案事項があるときは状況に合わせて、電話を使いましょう。

すべてを受注管理システムに任せるのではなく、適宜他のツールで補うのも、ときには必要になります。

最後に、「受注管理システムの確認頻度について」です。受注管理システムには日々、膨大なデータが蓄積されていきます。

これらのデータをこまめに確認しなくてはなりません。

チェックを怠ると、自社の状況が把握しにくくなる可能性があります。

蓄積したデータを細かく確認することで、市場の動向をつかみ、今後の販売戦略を立てやすくしましょう。

おすすめの受注管理システムを紹介!

受注管理システムはさまざまありますが、「サブスクストア」をここでは一押しします。

サブスクストアは受注管理や商品発送などの日常業務の効率化に貢献する、EC事業者向けの管理ツールです。

おすすめの受注管理システムを紹介!

受注、顧客、出荷、問い合わせなどを一括して管理することができます。

また、売上分析、広告媒体分析などが利用できるのも特徴的です。

特筆すべき機能としては「定期通販」、「頒布会」、「サブスクリプションコマース」があります。

料金プランは、スタンダード、プレミアム、エキスパートの3種類が用意されています。

ニーズに合わせて選ぶとよいでしょう。サブスクストアは単品通販・定期通販カートシステムで業界No.1の実績を誇ります。

たくさんの消費者にシェアされており、信頼感は抜群です。EC・通販事業を始めたい、もしくは軌道に乗せたいのであれば、サブスクストアの導入を検討してみましょう。

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受注管理システムはEC・通販事業を始める方にとって必須な機能です。

自社にあったシステムをしっかりと選ぶことが重要です。

そのためにも、EC・通販のことをしっかりと把握しなかればなりません。

テモナでは毎月、無料で通販セミナーを実施しています。

ぜひ、参加ください。

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