最新レポート

2020.12.22

カートシステム

ミスと手間を軽減!受注管理システムのメリットとおすすめを紹介!

ミスと手間を軽減!受注管理システムのメリットとおすすめを紹介!受注管理

ネットショップを行う中で、効率的なECを実現するために、重要になるのが受注管理です。受注管理は顧客から注文を受ける、伝票処理をする、在庫を確認する、生産や出荷業務に引き継ぐなど、多くの業務を含みます。

アナログでそれらすべてを行おうとすると、手間がかかります。作業量が膨大になれば、それに比例してリソース確保の必要性やミスが増える可能性が上がるでしょう。

ここでは、受注管理効率化のためのシステムの概要、メリット、注意点などについて解説をします。


ネットショップにおける受注管理システムとは?

受注管理システムの説明に入る前に、「受注管理」そのものの意味を知っておきましょう。

受注管理システムとは?

受注管理の本来の意味は、ユーザーから注文を受ける範囲の作業をさします。

ネットショップにおける受注管理システムとは?

ユーザーから受けた注文を出荷管理業務へ引き継ぐことで、正しい配送を行います。受注管理システムとは、ユーザーから受けた注文を出荷業務や他システムに引き継ぐことができるシステムを指します。

しかし、現在の受注管理は「受注してから出荷するまでの管理全体」を指す言葉に変化してきています。

そのため、受注管理システムも販売管理業務全体をフォローする仕組みとなっていることがあります

ネットショップの販売管理業務のプロセス

ネットショップの販売管理業務のプロセス

ネットショップにおける販売管理業務は多岐に渡ります。

ユーザーの購入(受注)から在庫管理への伝達という本来の受注管理システムにプラスアルファの機能が必要となります。

例えば、
・自社サイト以外のモールなどの複数の販売チャネルからの注文処理
・注文受付した際の自動返信メール機能
・在庫がなくなった場合に、ネットショップ上に売り切れの表示をして購入不可にする管理
・会員ポイント利用された場合の値引き処理 などがあります。

顧客管理システムと連携し、定期注文の自動作成などが可能な場合も多いでしょう。

ECサイトで受注管理システムを導入する場合は、単体のシステムを導入するのではなく、購入フォームを実装できる機能を持ちながらも、受注管理や在庫管理の機能を持った「カートシステム」を導入することが一般的です。

ネットショップの受注管理システムの主な機能を知ろう!

受注管理システムの基本機能をいくつか解説します。

受注管理システムの主な機能を知ろう!

注文受付/受注管理

注文された内容を出荷管理システムに通知する機能です。

受注の方法としては、Web、メール、FAXや電話など、ネットショップによってはさまざまな販売チャネルがあります。自社ECサイトだけではなく、モールサイトへの出店をしていて、受注するサイトが異なる場合もあります。

受注管理システムは受注のマルチチャネル化を実現できるため、これらを一括して管理することが可能です。

在庫管理

受注管理と連携して在庫管理を行う機能もあります。

在庫がないにも関わらず発注があった場合は機会損失になりますが、、問題はそれだけではありません。在庫があると思って発注したユーザーの信頼を損ねることが問題なのです。ユーザーに対する信頼感の低下は何より避けなくてはならないでしょう。

ネットショップに最適化された受注管理システムでは在庫数がないときはECサイト上で瞬時に「在庫切れ」と表示できます。

在庫管理は返品や消費期限などが絡み合い、複雑になるケースがほとんどです。 受注管理システムと在庫管理データの機能を連携させれば、正確な在庫状況の把握ができます。

出荷管理

出荷管理はユーザーから受けた注文を間違いなく届けるために、重要な管理となります。

出荷管理には
・伝票発行
・ピッキング
・梱包
・出荷
などから構成されており、他の業務と比べ、人的な作業とシステムとを連携して管理してくことが重要となります。

また、出荷管理を適正に行うことで、過去の需要予測を把握することができ、適正な在庫管理を実現することも可能です。

OEMなど、メーカーへ商品製造を依頼している場合は、過剰在庫を抑制し効率的な生産計画の実現にも寄与します。

出荷管理システムは、WMS(Warehouse Management System)と呼ばれることもあります。

請求管理

請求管理はユーザーから受けて注文にて、多様な決済方法を一括でまとめてに未入金か入金済みかを管理することができます。

近年、ネットショップの請求手段はネットショップでオンライン決済サービスを導入するメリット・デメリットで紹介しているように多岐に渡ります。

受注管理システムはシステムごとに異なる機能があり、得意分野が違うことも知っておきましょう。

自分が何を効率化したいのか、明確な選定基準を設けて、システムを選択することが大切です。

受注管理システムを導入する3つのメリット

受注管理システムのメリットを3点紹介します。

受注管理システムを導入する3つのメリット

人為的なミスの削減

受注管理システムを導入することで属人化を防ぎ、情報の一元化して誰でも使えるデータとして管理するなど、人為的なミスの削減につなげることができます。

例えば、電話を利用した場合は購入者と自由に話すことができるので、追加商品の提案も返品対応もスムーズに行うことができます。しかし、通話内容を記録しておくことができなければ、ミスの発生やクレームに繋がる可能性もあります。

受注管理システムに顧客との会話記録などを一元管理することで、効率的な運用と属人化を防ぐことができます。

受注に関する手間の省略

受実店舗で商品を販売するだけではなく、同時に複数のECサイトで販売するような、複雑な形態も珍しくないでしょう。

このようなケースでは受注管理が複雑になるので、受注ミスや在庫不足のトラブルが発生しやすくなります。

これをすべて人でやろうとすると、人件費が膨らんでいきます。 受注管理システムを導入すれば、受注に関する業務を一括管理できるので、工数を大幅に削減できるのです。

紙などの消耗品にかかるコストの削減

最後に「紙などの消耗品にかかるコストの削減」です。

例えば、FAXは昔からあるものなので普及率が高く、24時間受付ができるのもメリットといえますが、受注するたびに紙を消耗します。さらに、紙の補充のための管理コストや保管コストもかかります。

受注管理システムであれば、すべてシステム上の管理ですので、これらの問題は発生しません。

ネットショップで受注管理システムを導入する際の注意点

受注管理システムの注意点についても理解しておきましょう。

ネットショップで受注管理システムを導入する際の注意点

システム導入にかかるコストに注意

受注管理システムの導入にかかるコストは形態によって、大きな幅があります。

オンプレミスタイプであれば、高いもので数千万円かかる場合もあるでしょう。
※参考:オンプレミスタイプ とはシステムをパッケージで購入をして自社内で情報システムを管理する設備/システムを持つこと。「クラウド」と対比的に使われる言葉。

業務コストを減らせば、売上の向上につながりますが、導入費用がかかり過ぎるのは考えものです。 近年では、クラウド型でサーバーを外部におきオンデマンドで管理するシステムがかなり普及しています。

クラウド型、ASP型のカートシステム を利用すれば、初期の導入コストは下がりますが、月額利用料がかかる料金体系のシステムが多いです。

システムの選択は事業規模や取扱商材などの要素で選択肢が絞られるので、機能とコストのバランスは熟慮して選定しましょう。
また、複雑なシステムだと使いこなすのに時間がかかることもあり得ます。 システム運用のための教育費用も頭にいれておくようにしましょう。

受注管理システムのデータ活用に注意

受注管理システムには日々、膨大なデータが蓄積されていきます。

蓄積したデータは貴重な経営資源です。蓄積したデータをどうやって今後の販売活動に活かすのか?経営に活かすのか?を考える必要があります。

膨大なデータを蓄積して分析できる機能を有しているか?は確認しましょう。 担当者自身に専門的な分析手法の習得がなくても、分析結果を示してくれるだけでも大きな工数の削減が期待できるため、分析機能がある管理システムを選択しましょう。

また、市場の動向を掴み、今後の販売戦略を立てやすくするためにも、定期的な頻度でレポート作成と分析をする改善のループを作ることは事前に検討しておきましょう。

ネットショップの販売形態別「おすすめ受注管理システム」の特徴

受注管理システムはさまざまありますが、ネットショップの受注管理システムは販売形態別で導入を検討しましょう。

ネットショップの販売形態別の考え方

ネットショップの販売形態別の考え方

販売場所は大きく自社サイトか楽天やAmazonのようなモールに分けられます。 自社サイトでネットショップの販売形態は大きく3つあります。

総合通販(多品種多品目)の場合は一元管理とランニングコストをチェック

1つ目は総合通販です。

多様な品種と品目を取り揃えてネットショップを運営している販売形態です。家具、家電、ファッションなどの多くの品揃えをもつネットショップの販売形態を指します。

総合通販は商品を多く取り揃えているため、SKU(Stock Keeping Unit)が多く、商品管理は煩雑となりやすいです。自社ECサイト以外にも楽天やAmazonなどのモールでも販売している場合は、複数の販売チャネルをまとめて管理できなければ、在庫切れなどが発生してしまします。

また、登録や管理できる商品数に制限があり、それ以上は費用がかかる場合もあります。

そのため、総合通販の場合は一元管理とランニングコストを確認しましょう。

専門通販(単品種多品目)は柔軟な販売手法の設定と管理が重要!

2つ目は専門通販です。食品をテーマとするネットショップの販売形態に多く見られる販売形態です。

ワインのような1つの品種をテーマに、赤ワイン、白ワイン、ロゼなどの多くの品目を取り入れている商材を販売する形態です。

専門通販はセット売りやまとめ売りなど複数パターンの販売手法が取られます。特に、食品を商材としている場合は頒布会と呼ばれる販売手法が用いられます。
頒布会とは:定期購入サービスとの違いは?頒布会の特徴とメリット

そのため、同時に複数の販売手法を在庫や価格と関連付けて管理していく機能が必要となります。

単品通販(単品種単品目)は定期販売をカバーする機能が必須!

最後は単品通販です。1つ、ないしは少数の商材を販売する形態です。 健康食品や化粧品などの商材によく見受けられます。

販売手法としては、同じ商品をどのように継続して購入していただくか?の「定期販売(リピート販売)」の手法が基本となります。

そのため、定期販売を前提としてシステムとなっていることが重要となります。 具体的には契約期間中の自動的な出荷や請求機能です。

また、定期回数によっては封入する同梱物を変更して解約阻止を図りたいといった場合などの顧客データに合わせた受発注の要望に答えるとができるか?がポイントとなってきます。

このように、自社ECサイトでの販売形態は大きく3つに分かれます。
専門通販や単品通販は総合通販に比べ、商品数が少ないため、どのようにリピート顧客を増やしていくか?といった考え方が異なってきます。

販売形態の特性によって重要視する機能は少し異なることを理解して、ミスと手間を軽減する受注管理システムを選びましょう。

カテゴリー

資料請求
お問い合わせ